Bir önceki yazımda lojistik sektörü içerisinde yer alan firmalardan genel olarak bahsetmiştim. Şimdi sıra bu yazımda bahsettiğim aktörleri açıklamak olacak. İlk olarak günümüzde sayıları gittikçe artan forwarderları açıklamak istiyorum. Eğer önceki yazılarıma dikkat ettiyseniz görmüşsünüzdür ki tanım yapmayı çok seven biri değilim. Bu sebeple forwarderın tanımı yerine ne yaptığını anlatmak istiyorum ki sanırım bu oldukça yeterli olacaktır.
Türk Ticaret kanununda taşıma işleri komisyoncu olarak geçen bu şirketler genel anlamda yükü olanla yük taşıyan arasında bir nevi aracılık yapan ve gerekli operasyonun her aşamasında yetkinliğini kullanan firmalardır. Tabi bu oldukça kaba bir tanım. Daha özele durumu indirgediğimizde bu firmalar ne yapar, yetkinlikleri nedir, nasıl freigt forwarder olunur gibi soruların cevaplarını yazımın ilerleyen kısımlarında bulabilirsiniz.
Forwarder Ne İş Yapar?
Öncelikle şunu belirteyim ki her forwarder birbirinin aynı değildir. Kimi forwarderlar uzun yıllardır var olduklarından ya da oldukça fazla kurumsal ve disiplinli olmaları gibi çeşitli nüanslar sayesinde verdikleri hizmet diğerlerine oranla daha kaliteli ya da kapsamlı olabilir. Sadece şirketlerin yapıları değil bu şirketlerin çalışmış oldukları firmaların kalitesi de vermiş oldukları hizmetin niteliğini doğrudan etkileyen faktörler arasındadır. Mesala siz marka olarak çok bilindik ve eski bir şirketle çalışıyor olabilirsiniz ama forwarderınızın çalıştığı şirketler yeterli değilse bu alacağınız hizmetin değerini oldukça fazla etkileyecektir.
Peki freight forwarder tam olarak neler yapar?
Uluslararası lojistikte aracılık yapan bu şirketlerin genel anlamda yaptıkları ve sorumlu oldukları işler ana hatlarıyla şunlardır;
1- Uluslararası ticaretde bulunan firmalar ile nakliyecileri bir araya getirmek forwarderın en temel işlevlerinden. Sonuçta bir ticaret yapıyoruz ve ticarete konu olan malın en güvenli ve hızlı şekilde ulaşması gereken yere taşınması birinci önceliğimiz. İşte forwarderler müşterilerinden gelen talep doğrultusunda onların mallarını taşımak için taşıyıcı firmalarla iletişime geçer ve yükle ilgili planlamaları yürütürler. Malını taşıtan kişi malına herhangi bir zarar gelmesi ya da olası gecikmelerde taşıyıcıyla değil forwarderıyla iletişime geçer ve sorunu çözmek de bu firmanın işi olur.
2- Dış ticarette Incoterms adını verdiğimiz bazı teslim şekilleri bulunur. İthalatçı firma ile ihracatçı firmanın anlaşmasına bağlı olarak lojistik giderleri taraflar arasında ya pay edilir ya da bu giderler taraflardan biri tarafından ödenir. Kendinizi bir ihracatçı olarak düşünün ve Güney Kore’de bir firmaya mal sattığınızı varsayalım ve aranızda yaptığınız anlaşmayla teslim şekli FOB (Free on Board) olarak anlaştınız. Bu demektir ki siz ihracat aşamasında malınızın ülkenizdeki limana kadar gidip gümrük işlemleriyle alakalı masrafları da dahil yapacağı bütün giderleri ödemeyi ve o noktaya kadar ki operasyonundan sorumlusunuz demektir. İşte freight forwarder ithalatçı ve ihracatçı arasında yapılan bu anlaşmaya göre operasyonu yürütür ve hangi giderlerin kim tarafından ödeneceğini takip eder ve ilgili taraflara bu giderleri fatura eder, tabi arada kendi komisyonunu da alır.
3- Müşteriden gelen talep doğrultusunda operasyon planlamasını da forwarderlar yapar. Sadece malın hareketi değil, hareketi esnasında malın niteliğiyle alakalı planlamaları da forwarder yürütür. Mesala belli bir sıcaklıklık aralığında yük taşınması gerekiyorsa ilgili şartları sağlayacak bir taşıma aracı bulmak ve planlamasını yapmak da forwarderın işidir.
4- Forwarderın lojistik operasyon süreçlerinin hepsine hakim olması gerektiğini söylemiştim. İşte bu anlamda en çok dikkat edilmesi gereken noktalardan biri de taşıma işleminin yapılacağı güzergah ve bu güzergahtaki kural ve kısıtlamalara hakim olup, meydana gelebilecek her türlü aksaklığa mani olmaktır. Söz gelimi taşıma işlemi sırasında (özellikle karayolunda) transit geçilen ülkelerin hukuki süreçlerine de hakim olmalı ve olası aksamalarda hızlı bir şekilde reaksiyon gösterip çözüme ulaşmakta forwarderın kalitesini belirleyen en önemli özelliklerdendir. Ayrıca bu noktada sadece ülkelerin mevzuatlarını değil içerisinde bulundukları durumu da (karışıklık, iç savaş, doğal afet vb.) operasyonun selahiyeti açısından forwarderlar takip etmelidir.
5- Yükleme planlaması da forwarderın yapması gereken bir diğer sorumluluk. Müşteriden gelen talebe göre yükün araca yüklenmesi ve araç içi konumunu bu noktada sayabiliriz. Seçilecek taşıma moduna göre taşıma ünitesinin en doğru şekilde seçimi ve bu seçimden sonra içinin en doğru şekilde doldurulması sadece operasyonel anlamda değil, karlılık olarak da önemli bir husustur. Aracın bu şekilde yüklenmesi forwarderın görevi olmakla beraber günümüzde bazı taşıyıcı firmalar da bu işi onların yerine yapmaktadır.
6- Operasyonun bir diğer önemli aşaması da yükleme ve boşaltma işlemlerinin takibidir. Özellikle parsiyel yüklemelerde bu oldukça fazla önem kazanmaktadır. En kısa açıklamasıyla araca ilk giren yükün son çıkması esasına dayanan bu faktörü de zaman ve hız açısından iyi organize etmelidir.
7- Genel haliyle bir lojistik operasyona bu şekilde hazırlandıktan sonra geriye kalan son işlerden biri de bütün süreçler içerisinde kullanacağımız ve hazır bulundurmamız gereken belgeleri hazırlamaktır. Gerek taşıma işlemi sırasında kullanılacak belgeler, gerekse malın niteliğiyle alakalı hazır bulunması gereken belgeler operasyonun sekteye uğramaması açısından oldukça önemlidir. Ayrıca malı taşıyan nakliye şirketide kendiyle alakalı belgeleri hazır olarak bulundurmalıdır.
Her şey tamam ve mal yola çıkmaya hazır. Artık geriye kalan tek şey operasyonun müşterinin istediği zamanda başlaması ve bitirilmesini gerçekleştirmek. Müşteri memnuniyetini sağlamanın oldukça zor olduğu sektörümüzde yukarıda saymış olduğum aşamaları hatasız bir şekilde tamamlamak da Freight Forwarder’ın vermiş olduğu hizmetin ta kendisidir.
Emre İPEKÇİ – www.emreipekci.com